Nuevo sistema de registro horario digital obligatorio.

El Gobierno de España ha aprobado la tramitación urgente del nuevo sistema de control horario digital, reduciendo los plazos administrativos a la mitad y fijando como objetivo su implantación plena antes del 31 de diciembre de 2025.

Esta medida responde al compromiso del Ejecutivo de reforzar la transparencia y el control efectivo de la jornada laboral en todas las empresas del país, mediante un registro digital, verificable y accesible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo.

Hasta ahora, la norma permitía utilizar métodos manuales (papel, hojas Excel, firmas, etc.).
Con el nuevo sistema, solo se admitirán medios digitales certificados, garantizando la integridad e inalterabilidad de los datos registrados.

El futuro Real Decreto (actualmente en tramitación urgente) exigirá que el registro horario:

• Sea digital y automatizado.
• Permita la verificación de identidad del trabajador.
• Genere un sello horario inalterable (timestamp).
• Sea consultable en tiempo real por la Inspección de Trabajo.
• Garantice el acceso y consulta individual por parte del trabajador.

Plazos de implantación.

El 31 de diciembre de 2025 es la fecha límite estimada para que todas las empresas tengan implementado el nuevo sistema digital.
Esto implica que durante 2025 deberán:

1.     Evaluar su sistema actual de registro.

2.     Seleccionar una solución digital conforme a los nuevos requisitos.

3.     Adaptar sus políticas internas y sus procedimientos de control horario.

4.     Formar a sus empleados y departamentos de RRHH en el uso de la nueva herramienta.

Implicaciones para las empresas

El cambio normativo supone una transformación tecnológica y organizativa relevante:

• Los sistemas manuales dejarán de ser válidos.
• Se exigirá trazabilidad completa del fichaje, incluso en teletrabajo.
• Los datos deberán conservarse durante cuatro años en formato digital seguro.
• El incumplimiento podrá acarrear sanciones administrativas significativas (según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).

Por ello, se recomienda iniciar el proceso de adaptación antes de 2025, evitando riesgos de no conformidad en las inspecciones del próximo ejercicio.

🧭 Recomendaciones prácticas

1.     Auditar el sistema actual de control horario y detectar carencias respecto a la nueva normativa.

2.     Seleccionar un proveedor de software homologado.
En este sentido, recomendamos el uso de NCS Clock, una herramienta digital completa, conforme a la legislación vigente, que permite gestionar de forma sencilla y segura el registro horario de los empleados.

▶️ Puedes acceder a un tutorial explicativo de uso aquí: https://www.youtube.com/watch?v=UuP01_YyntA

3.     Actualizar las políticas internas y el Reglamento de Trabajo para reflejar el nuevo procedimiento.

4.     Formar y comunicar a los empleados sobre el nuevo sistema de fichaje digital.

5.     Verificar la adecuación al RGPD, garantizando la protección y conservación de los datos personales.

6.     Planificar la implantación completa antes del 31 de diciembre de 2025.

Cumplir con el nuevo registro horario digital no es solo una obligación legal: es una oportunidad para modernizar la gestión laboral, reforzar la transparencia y optimizar la productividad.