Fichaje biométrico: el error de 20.000 €

En España, utilizar métodos de fichaje basados en datos biométricos como huellas dactilares o reconocimiento facial está prohibido desde finales de 2023 por considerarse un tratamiento excesivo de datos personales.

La Agencia Española de Protección de Datos advierte que llevar a cabo este tipo de registro ilegal puede suponer multas de hasta 20.000 € por trabajador afectado.

Normativa sobre el control horario

Obligatorio desde mayo de 2019 por el Real Decreto‑ley 8/2019, el registro horario debe incluir diariamente la hora de entrada y salida, sin margen para manipulaciones. Además, los registros deben conservarse durante al menos cuatro años y estar accesibles tanto para empleados como para la Inspección de Trabajo.

El uso de sistemas biométricos fue prohibido a finales de 2023 tras los criterios del Comité Europeo de Protección de Datos y la AEPD, que los consideraron agresivos con la privacidad del trabajador.

Sanciones por fichaje ilegal

Según la legislación vigente (LISOS), las infracciones se clasifican así:

• Leves: 750–7.500 € (errores formales, discapacidad de acceso).
• Graves: hasta 22.000 € por trabajador (sistema inexistente o registro fuera de plazo).
• Muy graves: desde 22.000 € por trabajador (manipulación de fichajes o uso de datos no permitidos)

Usar huella o reconocimiento facial se considera infracción grave/muy grave y puede alcanzar multas de hasta 20 000 € por cada trabajador afectado.

Realidad actual: multas millonarias

En 2024, la Inspección de Trabajo impuso más de 20 millones de euros en sanciones por incumplimientos relacionados con el registro horario y las horas extraordinarias: 2,99 M € por registro incorrecto y 17,2 M € por tiempo de trabajo no registrado. Hubo 1.869 infracciones en control de jornada, que afectaron a 21.649 trabajadores.

Más del 50 % de las empresas inspeccionadas no pasó los controles y el importe promedio de multa rondó los 1.440 € por caso, aunque los casos graves implican montos mucho mayores.

Buenas prácticas para evitar sanciones

Para estar en regla, las empresas deben:

• Implantar sistemas digitales no biométricos, como apps con PIN o códigos.
• Garantizar la transparencia y accesibilidad de los registros para trabajadores e inspección.
• Guardar los datos durante cuatro años.
• Realizar auditorías internas periódicas y formación al personal sobre uso correcto del sistema

Especial atención merece el registro para contratos parciales: si no se controla correctamente, los tribunales pueden presumir jornada completa y obligar al pago retroactivo de salarios y cotizaciones por hasta cuatro años.

Conclusión

Fichar mediante huella dactilar o reconocimiento facial en España puede costarle a una empresa hasta 20 000 € por cada empleado involucrado. Además, las sanciones por simple incumplimiento del registro o manipulación pueden sumar millones de euros.

Adaptarse cuanto antes a sistemas digitales legales y transparentes es fundamental para evitar sanciones, además de asegurar el cumplimiento de los derechos laborales y de privacidad.